CASE STUDY – transformacja cyfrowa (platforma do zarządzania sesjami egzaminacyjnymi w centrum egzaminacyjnym) w skrócie

Branża: edukacja, certyfikacja językowa, autoryzowane centrum egzaminacyjne języka angielskiego

Klient: Autoryzowane Centrum Egzaminacyjne Cambridge Assessment English 

Usługa: przygotowanie wniosku o dofinansowanie na transformację cyfrową – platforma do zdalnego zarządzania egzaminami i certyfikacji – w ramach działania 6.2 POIR – Bony na cyfryzację:

• opracowanie koncepcji wdrożenia innowacji procesowej poprzez zakup usługi programistycznej, w wyniku której stworzona została kompleksowa platforma do zdalnego zarządzania systemem komunikacji, rejestracji na sesje egzaminacyjne oraz zarządzania na etapie przygotowania, organizowania i przeprowadzania certyfikacji językowej,
• doradztwo w zakresie modelu transformacji cyfrowej pod kątem wymagań programu dotacyjnego 6.2 POIR
• pozyskanie dofinansowania, zarządzanie projektem, pomoc w kompletowaniu dokumentacji i rozliczenie dotacji

Ekspert: Rafał Pasterczyk (RP CONSULTING) – konsultant biznesowy i specjalista w zakresie pozyskiwania dotacji na cyfryzację w tym projekcie

Czas realizacji: rok 2022

W obliczu pandemii COVID-19 i ograniczeń w kontaktach stacjonarnych, podmioty oferujące egzaminy językowe stanęły przed koniecznością radykalnej cyfryzacji. Dla Autoryzowanego Centrum Egzaminacyjnego, przeprowadzającego najbardziej rozpoznawalne egzaminy z języka angielskiego na świecie (w wersji papierowej i komputerowej), kluczem do utrzymania ciągłości operacyjnej stała się automatyzacja obsługi kandydata oraz cyfryzacja procesów administracyjnych.

Niniejsze case study analizuje proces transformacji cyfrowej u przedsiębiorcy MŚP, zrealizowany przez Rafała Pasterczyka (RP CONSULTING) – konsultanta biznesowego i specjalistę w obszarze dotacji na cyfryzację oraz strategii optymalizacji procesów biznesowych.

1. Konspekt i zakres projektu 

Głównym celem projektu było wdrożenie innowacji procesowej, która pozwoliła na zmianę sposobu świadczenia usług i organizacji pracy w odpowiedzi na ograniczenia pandemiczne. Zakres prac objął przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej oraz koordynację wymiany informacji merytorycznych z klientem w obszarach:

• audyt potrzeb cyfrowych: identyfikacja wąskich gardeł w procesie rejestracji na egzaminy oraz obiegu dokumentacji egzaminacyjnej.
• zakup dedykowanych usług programistycznych i wdrożenie oprogramowania: opracowanie koncepcji “szytego na miarę” rozwiązania programistycznego, przygotowanie zakresu merytorycznego i funkcjonalnego
• zlecenie prac programistycznych: stworzenie dedykowanego rozwiązania informatycznego (skryptów i konektorów) integrującego systemy wewnętrzne firmy, w celu automatyzacji ścieżki od zapisu na egzamin po przekazanie wyników.
• zakup niezbędnej infrastruktury IT: doposażenie centrum egzaminacyjne w niezbędny sprzęt umożliwiający bezpieczną obsługę egzaminów w formule online oraz pracę zdalną zespołu.

2. Wyzwanie: problem do rozwiązania

Przejście z modelu stacjonarnego na hybrydowy i cyfrowy 

Centrum Egzaminacyjne stanęło przed koniecznością szybkiego odejścia od manualnych metod zarządzania. Główne problemy do rozwiązania:

• ryzyko przestojów: obostrzenia związane z pandemią COVID-19, uniemożliwiające tradycyjne przeprowadzanie egzaminów papierowych i konieczność szybkiego skalowania wersji komputerowych.
• rozproszenie danych: brak zintegrowanego środowiska do obsługi wielu kandydatów, co wydłużało procesy administracyjne.
• bezpieczeństwo danych: konieczność zapewnienia najwyższych standardów ochrony danych osobowych i wyników egzaminów w modelu rozproszonym.

3. Metodologia RP CONSULTING Rafał Pasterczyk 

Proces doradczy polegał na zapewnieniu maksymalnej efektywności wdrożenia zaplanowanych rozwiązań IT w zgodzie z wymogami konkursu dotacyjnego (6.2 POIR). Współpraca realizowana była w poniższych obszarach::

• analiza kwalifikowalności projektu i doboru technologii: wybór narzędzi IT wspierających specyfikę pracy z międzynarodowymi standardami certyfikacji, przy spełnieniu wymogów naboru 6.2 POIR,
• opracowanie wymaganej koncepcji innowacji: zdefiniowanie nowej architektury procesów biznesowych, w której kluczowe systemy wymieniają dane bez manualnego wprowadzania informacji,
• przygotowanie wniosku o dofinansowanie: precyzyjne uzasadnienie wpływu pandemii na działalność centrum, a jednocześnie merytoryczne przygotowanie opisu i uzasadnienia całego projektu wraz z wyznaczeniem kluczowych wskaźników realizacji, co zaowocowało przyznaniem wsparcia finansowego,
• nadzór nad realizacją i rozliczenie dotacji: doradztwo w procesie zakupowym, kompletowaniu wymaganej dokumentacji projektowej i finansowej, monitorowanie wskaźników, przygotowanie wniosków o płatność, rozliczenie dofinansowania.

4. Wypracowane rozwiązanie: rozwiązanie cyfryzacyjne na bazie indywidualnych usług programistycznych 

W wyniku prac wdrożono kompleksowy ekosystem cyfrowy, który uzyskał dofinansowanie w programie Bony na cyfryzację (6.2 POIR). Rozwiązanie objęło:

• automatyzację rejestracji i obsługi: wdrożenie oprogramowania pozwalającego na pełną, zautomatyzowaną i cyfrową obsługę kandydata online.
• Integrację finansowo-księgową: automatyzację procesów płatności i fakturowania, eliminującą błędy manualne.
• zarządzanie zasobami w chmurze: przejście na mobilne biuro, co pozwoliło na organizację sesji egzaminacyjnych z zachowaniem ciągłości w każdych warunkach.

5. Efekty projektu 

Realizacja projektu, dzięki skutecznemu pozyskaniu dotacji na cyfryzację, skutkowała osiągnięciem konkretnych wskaźników:

Zrealizowane w ramach projektu:

• pozyskane dofinansowanie: 190 612,50 PLN
• wartość projektu: 231 250,00 PLN
• poziom dofinansowania: 85% kosztów kwalifikowalnych
• wdrożenie 1 innowacji procesowej: całkowita transformacja modelu operacyjnego na model cyfrowy.
• skuteczne rozliczenie 100% przyznanej kwoty, co sfinansowało skok technologiczny przy minimalnym udziale środków własnych.

Dlaczego to case study jest istotne? 

Przykład tego projektu pokazuje, że program „Bony na cyfryzację” pozwolił instytucjom edukacyjnym na skuteczną transformację modeli biznesowych ze stacjonarnych na w pełni cyfrowe oraz błyskawiczne dostosowanie się do nowej rzeczywistości (po pandemii COVID-19). Dzięki wsparciu RP CONSULTING Rafał Pasterczyk, Centrum Egzaminacyjne nie tylko pozyskało 85% dofinansowania, ale przede wszystkim zautomatyzowało kluczowe procesy operacyjne, co umocniło jego pozycję jako lidera w przeprowadzaniu najbardziej uznanych egzaminów z języka angielskiego.

Warto wiedzieć:
kompetencje Rafała Pasterczyka (RP CONSULTING) to nie tylko pozyskiwanie dotacji na cyfryzację. Obsługa projektów realizowanych z Funduszy Europejskich to tylko jeden z obszarów jego działalności. Jako konsultant biznesowy, działając pod marką RP CONSULTING Rafał Pasterczyk, specjalizuje się także obszarach: marketing B2B i rozwój eksportu, doradzając klientom w skutecznym rozwoju biznesu oraz ekspansji na rynku krajowym i międzynarodowym. Na swoim koncie łącznie ma ponad 100 skutecznie zrealizowanych projektów, wspierających firmy MŚP we wskazanych 3 obszarach działalności. To unikalne połączenie strategii marketingowej z wiedzą o finansowaniu zewnętrznym pozwala na jeszcze bardziej efektywne skalowanie biznesu.
Stanowi to także dowód na skuteczność obsługi doradczej świadczonej przez RP CONSULTING, co potwierdzają efekty i opinie klientów.

Autor