CASE STUDY – pozyskanie i rozliczenie dotacji na rozwój eksportu 2.25 FENG, Promocja Marki Innowacyjnych MŚP, 2025 EXPO (w skrócie)

Branża: Specjalistyczny sprzęt medyczny i wyposażenie sal operacyjnych (MedTech)

Klient: Producent specjalistycznego sprzętu medycznego – wyposażenie sal operacyjnych

Usługa: 

1. przygotowanie wniosku o dofinansowanie FENG 2.25 – Promocja Marki Innowacyjnych MŚP (EXPO 2025),
2. zarządzanie projektem i rozliczenie dotacji,
3. usługa doradcza w zakresie rozwoju eksportu – analiza porównawcza konkurencji, badania marketingowe rynków zagranicznych.

Ekspert: Rafał Pasterczyk (RP CONSULTING) – konsultant biznesowy w zakresie rozwoju eksportu i pozyskiwania dotacji (w tym projekcie)

Czas realizacji: 2024–2025

W dobie dynamicznej modernizacji systemów ochrony zdrowia na świecie, polscy producenci sprzętu i wyposażenia medycznego stają przed historyczną szansą na globalne skalowanie biznesu. Dla innowacyjnych firm z sektora MŚP, oferujących zaawansowane wyposażenie sal operacyjnych, kluczem do sukcesu jest nie tylko technologia, ale precyzyjna strategia dotarcia do decydentów na rynkach pozaunijnych oraz skuteczne finansowanie tych działań z funduszy UE.

Niniejsze case study analizuje proces przygotowania polskiego producenta specjalistycznego sprzętu medycznego do intensyfikacji działań eksportowych na rynkach Azji Wschodniej i Południowo-Wschodniej, zrealizowany przez Rafała Pasterczyka (RP CONSULTING) – konsultanta biznesowego w obszarze strategii internacjonalizacji oraz dotacji eksportowych, w tym FENG 2.25 (Promocja Marki Innowacyjnych MŚP).

1. Konspekt i zakres projektu

Głównym celem projektu było opracowanie strategii promocyjnej na rynkach zagranicznych oraz pozyskanie dofinansowania na jej wdrożenie z programu „Promocja marki innowacyjnych MŚP” (2.25 FENG), co wytyczyło ścieżkę ekspansji eksportowej firmy. Zakres prac objął:

• audyt potencjału eksportowego pod kątem finansowania z działania FENG 2.25 (EXPO 2025): weryfikacja gotowości produktów do sprzedaży na rynkach pozaunijnych (m. in. stoły operacyjne, lampy zabiegowe, systemy sterowania i zabudowy) oraz poziomu ich innowacyjności pod kątem kwalifikowania się do programu,
• audyt możliwości uzyskania dofinansowania w ramach FENG 2.25 Promocja Marki Innowacyjnych MŚP (EXPO 2025): analiza kryteriów wyboru projektów pod kątem możliwości uzyskania finansowania przez Wnioskodawcę,
• selekcja i analiza krajów eksportowych: badania marketingowe rynków zagranicznych pod kątem potencjału produktowego i branżowego: Japonia, Wietnam, Indonezja, Tajlandia, Malezja, Filipiny oraz Kambodża,
• analiza porównawcza konkurencji: szczegółowe zestawienie parametrów technicznych, funkcjonalnych i cenowych produktów w tym samym segmencie,
• zaplanowanie działań promocyjnych współfinansowanych z dotacji FENG 2.25 (EXPO 2025): opracowanie koncepcji obecności marki Wnioskodawcy podczas Światowej Wystawy w Osace (Japonia 2025) oraz na innych przewidzianych wydarzeniach promocyjnych (targi zagraniczne, misje gospodarcze),
• zarządzanie projektem i rozliczenie dotacji: przeprowadzenie klienta przez 12-miesięczny projekt, pilnowanie harmonogramów i formalności, przygotowanie wniosków o płatność, rozliczenie dofinansowania.

2. Wyzwanie: budowa rozpoznawalności marki na rynkach pozaunijnych: Azji Wschodniej i Południowo-Wschodniej

Klient – polski producent specjalistycznego sprzętu i wyposażenia medycznego (MedTech) – mimo obecności w ponad 60 krajach, stanął przed wyzwaniem rozwoju ekspansji zagranicznej na terenie rynków azjatyckich o wysokiej barierze wejścia. Główne problemy do rozwiązania:

• bariery certyfikacyjne: konieczność dostosowania dokumentacji do rygorystycznych wymogów rynków,
• wysokie koszty promocji: finansowanie logistyki na zagraniczne targi (Japonia) i misje handlowe (Wietnam, Indonezja, Kambodża, Tajlandia, Malezja, Filipiny),
• promocja marki za granicą: konieczność pozycjonowania polskiej marki jako innowacyjnego partnera dorównującego jakością technologii zachodniej przy zachowaniu większej elastyczności,
• rozbudowa sieci dystrybucji: w kontekście partnerów handlowych B2B na wybranych rynkach.

3. Metodologia RP CONSULTING Rafał Pasterczyk

Od analizy potencjału eksportowego i możliwości uczestnictwa w programie, przez analizę konkurencji, przygotowanie projektu i pozyskanie dotacji, po zarządzanie projektem i rozliczenie dofinansowania.

Proces doradczy został podzielony na kluczowe etapy merytoryczne, zapewniające spójność między zasobami firmy a wymogami konkursowymi.

• Audyt potencjału i kwalifikowalności w programie: weryfikacja innowacyjności produktów oraz statusu MŚP pod kątem wymogów naboru FENG 2.25 – Promocja Marki Innowacyjnych MŚP (EXPO 2025). Potwierdzono gotowość technologiczną producenta do ekspansji na rynki pozaunijne, co pozwoliło na podjęcie decyzji o przygotowaniu projektu.
• Szczegółowa analiza porównawcza konkurencji: przeprowadzenie pogłębionego benchmarkingu flagowych produktów (stoły operacyjne, lampy zabiegowe, systemy sterowania i zabudowy) względem ofert światowych liderów. Precyzyjne wskazanie przewag (ergonomia, modularność, cena) stało się fundamentem merytorycznym argumentacji we wniosku o dotację.
• Analiza rynkowa i dobór kanałów dotarcia: zbadanie specyfiki sektorów ochrony zdrowia w krajach priorytetowych (Japonia, Wietnam, Indonezja, Kambodża, Tajlandia, Malezja, Filipiny) pod kątem zapotrzebowania na produkt pozwoliła na precyzyjne zaplanowanie działań promocyjnych.
• Szczegółowe zaplanowanie i zabudżetowanie działań promocyjnych: uczestnictwo w międzynarodowych targach i misjach gospodarczych ukierunkowanych na wytypowane kraje eksportowe
• Przygotowanie projektu i wniosku o dofinansowanie: opracowanie kompleksowej dokumentacji aplikacyjnej oraz harmonogramu działań, co skutkowało skutecznym pozyskaniem dofinansowania.
• Zarządzanie projektem i rozliczenie dotacji: monitorowanie harmonogramu projektu, bieżące wskazówki dla Beneficjenta pod kątem prowadzenia działań i kompletowania dokumentacji, weryfikacja dokumentów pod kątem rozliczenia wydatków, przygotowanie wniosków o płatność, skuteczne rozliczenie 100% uzyskanej kwoty.

4. Wypracowane rozwiązanie: zaplanowany model ekspansji eksportowej współfinansowanej z dotacji 2.25 FENG – Promocja Marki Innowacyjnych MŚP

W wyniku prac opracowano kompleksowy plan działań promocyjnych, który uzyskał akceptację PARP i dofinansowanie w programie 2.25 FENG – Promocja Marki Innowacyjnych MŚP (EXPO 2025). Plan obejmował:

• udział w Programie Promocji EXPO 2025 w Osace: wykorzystanie hubu informacyjnego i misji gospodarczych w Japonii,
• działania promocyjne (targi zagraniczne): obecność w charakterze wystawcy (targi Japan Health, Osaka, Japonia 2025),
• działania promocyjne (misje wyjazdowe): wizytacja kluczowych wydarzeń branżowych i organizacja w ich trakcie spotkań B2B z potencjalnymi dystrybutorami (Tajlandia, Wietnam, Malezja. Kambodża, Indonezja, Filipiny).

5. Efekty projektu

Realizacja projektu, dzięki skutecznemu pozyskaniu przez Rafała Pasterczyka (RP CONSULTING) dotacji w programie 2.25 FENG – Promocja Marki Innowacyjnych MŚP (EXPO 2025), skutkowała osiągnięciem konkretnych, mierzalnych wskaźników.

Zrealizowane do końca 2025 roku:

• pozyskane dofinansowanie: 88 261.87 zł,
• 1 x uczestnictwo w charakterze wystawcy (Targi Japonia 2025),
• 1 x uczestnictwo w Forum biznesowym (Japonia),
• 6 wyjazdowych misji gospodarczych połączonych z wizytacją eventów branżowych i organizacją spotkań handlowych B2B w krajach: Wietnam, Indonezja, Kambodża, Tajlandia, Malezja, Filipiny,
• skuteczne rozliczenie 100% przyznanego dofinansowania, a tym samym uzyskanie wnioskowanej refundacji kosztów.

Zaplanowane do osiągnięcia w latach 2026-2027:

Projekt został skutecznie zrealizowany i zakończony w dniu 31.12.2025.

W wyniku przeprowadzonych działań promocyjnych i nawiązanych kontaktów biznesowych, do dnia 31.12.2027 zaplanowano:

• przychody ze sprzedaży eksportowej przedmiotowych produktów: 52 000 000,00 PLN 
• liczba nowych zagranicznych kontraktów handlowych (B2B): 8

Dlaczego to case study jest istotne? 

Przykład tego projektu pokazuje, że wejście na wymagające, pozaunijne rynki zagraniczne, w szczególności w tak wymagającym segmencie produktowym, jak specjalistyczny sprzęt i wyposażenie medyczne (MedTech) wymaga połączenia świadomości posiadanych przewag konkurencyjnych i merytorycznej wiedzy o produkcie z rzetelną analizą konkurencji. 

Profesjonalnie zrealizowana przez firmę RP CONSULTING Rafał Pasterczyk usługa doradcza w zakresie pozyskania dotacji na rozwój eksportu “Promocja marki innowacyjnych MŚP” (2.25 FENG), pozwoliła nie tylko skutecznie zaplanować i zabudżetować działania promocyjne, ale przede wszystkim zapewnić środki finansowe na ich realizację, co minimalizuje ryzyko finansowe przedsiębiorstwa w procesie internacjonalizacji.

Warto wiedzieć:
kompetencje Rafała Pasterczyka (RP CONSULTING) wykraczają daleko poza samo pozyskiwanie unijnych dotacji na rozwój eksportu. Jako konsultant biznesowy, oferuje on także strategiczne wsparcie w planowaniu procesu internacjonalizacji oraz działań w zakresie marketingu B2B.
To unikalne połączenie wiedzy na temat możliwości pozyskiwania finansowania zewnętrznego z praktycznym podejściem do budowania strategii rynkowej pozwala klientom RP CONSULTING na skuteczną ekspansję – zarówno w Polsce, jak i za granicą. Ponad 100 pomyślnie zrealizowanych projektów dla sektora MŚP oraz liczne pozytywne opinie klientów to najlepszy dowód na to, że te usługi doradcze przekładają się na realne korzyści i wymierne efekty biznesowe.

Autor