Outsourcing rekrutacji lub outsourcing procesu rekrutacji – podobnie jak w przypadku innych procesów outsourcingowych, np. outsourcingu marketingu czy outsourcingu sprzedaży – stanowi powierzenie zewnętrznej firmie (w tym przypadku rekrutacyjnej) przeprowadzenia procesu rekrutacji w całości bądź w części.

W terminologii zagadnienie funkcjonuje jako outsourcing procesów rekrutacyjnych (ang. Recruitment Process Outsourcing – RPO).

Outsourcing rekrutacji – zalety

Do najważniejszych zalet outsourcingu procesu rekrutacji należą:

• oszczędność czasu,
• oszczędność pieniędzy,
• powierzenie procesu rekrutacji profesjonalistom.

Wskazane zalety są charakterystyczne dla ogółu procesów outsourcingowych, co powoduje, że firmy często i chętnie z nich korzystają.

W przypadku outsourcingu rekrutacji na uwagę jednak zasługuje fakt, iż mniejsze podmioty, w szczególności z kategorii mikroprzedsiębiorstw, na ogół nie dysponują własnymi działami HR czy też osobami, które mogłyby w sposób profesjonalny przeprowadzić proces rekrutacyjny na wybrane stanowiska.

Nie oznacza to jednak, że takie podmioty nie mają potrzeb rekrutacyjnych, co dotyczy np. rekrutacji handlowców, którzy mają zapewnić sprzedaż produktów czy usług firmy.

W tym segmencie przedsiębiorstw bardzo łatwo zatem wykazać, że outsourcing rekrutacji zaoferuje:

• oszczędność czasu – brak konieczności zajmowania się procesem rekrutacji, gdyż może go w całości zrealizować firma zewnętrzna, dzięki czemu przedsiębiorca może skupić się na sprawach związanych z bieżącym prowadzeniem działalności;
• oszczędność pieniędzy – brak konieczności utrzymywania specjalistów w dziale HR i ponoszenia kosztów ich wynagrodzenia, podobnie jak brak konieczności ponoszenia kosztów emisji ogłoszeń rekrutacyjnych czy wynajmu pomieszczeń do przeprowadzenia spotkań; przedsiębiorca zapłaci wyłącznie za uzgodniony zakres czynności rekrutacyjnych, co jest rozwiązaniem bardziej korzystnym ekonomicznie;
• powierzenie procesu rekrutacji profesjonalistom – proces rekrutacyjny zostanie przeprowadzony przez zewnętrzną firmę, która na co dzień zajmuje się rekrutacją pracowników o określonej specjalizacji bądź w danej branży, co powoduje, że cały proces będzie bardziej efektywny, a kwalifikacje i kompetencje wybranych pracowników będą wyższe.

Oczywiście outsourcing rekrutacji nie dotyczy wyłącznie przedsiębiorców mikro. Na ogół to większe firmy bowiem decydują się na tego typu usługę, choćby ze względu na to, że mają większe potrzeby rekrutacyjne. Ponadto mogą chcieć zachować anonimowość w początkowym etapie – w momencie publikacji ogłoszenia i selekcji kandydatów, zanim rozpoczęte zostaną rozmowy kwalifikacyjne.

Zdarza się również, że określone stanowisko pracy wymaga specjalistycznych kompetencji i poszukiwanie odpowiednich osób pochłania mnóstwo czasu albo na danym stanowisku występuje większa rotacja pracowników, co sprawia, że firmy chętniej sięgają po usługę outsourcingową, aby oszczędzić czas związany z cykliczną rekrutacją.

Outsourcing procesu rekrutacji – zakres usługi

Outsourcing rekrutacji może obejmować całość procesu rekrutacyjnego bądź jedynie wybraną jego część lub części, które obie strony uznają za najbardziej odpowiednie i adekwatne do stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja.

Przykładowy proces rekrutacyjny może obejmować poniższe elementy składowe:

• Doprecyzowanie potrzeb rekrutacyjnych klienta
• Uzgodnienie opisu stanowiska pracy, na które realizowana jest rekrutacja
• Przygotowanie profilu optymalnego kandydata pod kątem oferowanego stanowiska pracy
• Przeprowadzenie procesu wyszukania najbardziej odpowiednich kandydatów
• Dokonanie selekcji kandydatów pod kątem spełnienia wymogów, zgodnie z nakreślonym opisem stanowiska i profilem kandydata
• Przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych
• Zweryfikowanie referencji kandydatów
• Zorganizowanie dodatkowych spotkań indywidualnych bądź grupowych pod kątem przeprowadzenia specjalistycznych testów bądź ćwiczeń, w celu zweryfikowania wymaganych kompetencji osobowościowych (jeśli okaże się to konieczne)
• Zaprezentowanie kandydatów klientowi
• Pomoc w dokonaniu ostatecznego wyboru

Outsourcing rekrutacji handlowców

Stanowiska związane ze sprzedażą zwykle cieszą się dużym zainteresowaniem zarówno ze strony pracodawców, którym zależy na skutecznej sprzedaży produktów czy usług firmy, jak również ze strony potencjalnych kandydatów do pracy, których dostępność w przypadku stanowisk sprzedażowych jest większa.

Zadaniem dla rekrutera w tym przypadku jest zatem znalezienie najbardziej odpowiednich osób, które wpasują się zarówno w kulturę organizacyjną danej firmy, jak również będą skuteczne, jeżeli chodzi o wykonywanie swoich obowiązków, pozyskiwanie klientów i realizację procesu sprzedaży, zgodnie z planami nakreślonymi przez przedsiębiorstwo.

Czy usługa będzie skuteczna w przypadku rekrutacji pracowników działu sprzedaży ?

Jak najbardziej, jednakże, aby usługa mogła zostać skutecznie wykonana obie strony (firma zlecająca rekrutację oraz firma outsourcingowa – prowadząca proces rekrutacyjny) muszą ze sobą współpracować i uzgodnić najważniejsze szczegóły.

Ważne również, aby zlecić usługę podmiotowi czy specjaliście, który nie tylko jest „agencją HR”, ale posiada doświadczenie w rekrutacji pracowników działów sprzedaży i dysponuje odpowiednią praktyką w realizacji procesu sprzedaży oraz zarządzaniu nim.

A zatem,  aby skutecznie zrekrutować handlowców proces rekrutacyjny powinien być prowadzony przez osoby, które same mają doświadczenie w aktywnej sprzedaży oraz jej organizacji – są praktykami, dzięki czemu będą mogły łatwiej zweryfikować cechy osobowościowe i kompetencje kandydata, jak również jego umiejętności prospectingowe, prezentacyjne i negocjacyjne pod kątem konkretnych produktów czy usług, które ma sprzedawać oraz narzędzi które powinien wykorzystywać w codziennej pracy.

Jakie kompetencje handlowców należy sprawdzić ?

Na pewno należy rozpocząć od zweryfikowania z jakim typem sprzedawcy mamy do czynienia i do jakich zadań powinien zostać zrekrutowany.

W tym przypadku od razu zwraca uwagę, iż zupełnie inne cechy osobowościowe, predyspozycje i kompetencje będzie miał kandydat przewidziany do sprzedaży akwizycyjnej B2C lub D2D, inne kandydat do pracy w branży FMCG, np. spożywczej, a jeszcze inne ten, który miałby zajmować się sprzedażą B2B i prezentować zaawansowane rozwiązania informatyczne dla dużych korporacji czy też produkty techniczne dla przemysłu.

W przypadku handlowców na pewno ważne będzie, aby zweryfikować tzw. kompetencje miękkie, jak np. komunikatywność, otwartość, łatwość nawiązywania kontaktów. Jednakże o ile takie cechy mogą być wystarczające do podstawowej sprzedaży akwizycyjnej, o tyle w przypadku bardziej zaawansowanych rozwiązań i sprzedaży B2B z pewnością należy wykazać się dodatkowo umiejętnościami, jak np.:

• prowadzenie prezentacji i korzystanie z narzędzi ku temu pomocnych,
• słuchanie, zadawanie odpowiednich pytań i wyciąganie wniosków, w celu przeprowadzenia analizy potrzeb i dopasowania indywidualnych rozwiązań
• negocjowanie, w celu uzgodnienia racjonalnego poziomu cenowego i optymalnego zakresu oferowanego rozwiązania.

Oprócz predyspozycji osobowościowych oraz odpowiednich kompetencji miękkich często istotne będzie także doświadczenie w tej samej lub pokrewnej branży, dzięki czemu wdrożenie nowego przedstawiciela handlowego do pracy będzie znacznie krótsze, a proces szkoleniowy związany z wiedzą produktową łatwiej dla niego przyswajalny. Może to mieć znaczenie szczególnie w branżach niszowych, bazujących na sprzedaży bardzo specjalistycznych produktów czy usług.

Dodatkowo ważne jest, aby zweryfikować z jakim typem klienta docelowego sprzedawca wcześniej pracował, do kogo docierał i jakie ma w tym zakresie doświadczenie – czy prowadził rozmowy, prezentacje produktowe i negocjacje z osobami wyższego szczebla zarządzania, czy może sprzedawał jedynie produkty szybko rotujące, pierwszej potrzeby, o których zakupie decydowały osoby na poziomie sekretariatu bądź niższym szczeblu w dziale zakupów.

Wreszcie warto zweryfikować w jakiej kulturze organizacyjnej handlowiec funkcjonował oraz do jakiej pracy ma być przewidziany – czy np. miał doświadczenie z sztywno określonymi schematami zachowań i z góry narzuconymi regułami pracy w strukturach korporacyjnych (np. rozbudowane działy sprzedaży FMCG, sprzęt medyczny, artykuły biurowe, farmacja i firmy medyczne), czy korzystał ze specjalistycznych narzędzi raportowania swojej pracy i prowadzonych z klientami kontaktów (np. CRM), czy może przyzwyczajony jest do luźnych zasad pracy i jedynie własnych notatek.

Na koniec należałoby także sprawdzić, jakie wyniki oraz w jaki sposób sprzedawca osiągał w poprzednich miejscach pracy, jak również jakie referencje mogą mu wystawić poprzedni pracodawcy bądź klienci, z którymi współpracował.

Powyższe kwestie z pewnością w łatwy sposób zweryfikuje praktyk – np. menedżer zarządzający sprzedażą, który zna je doskonale od strony praktycznej. Nie wystarczy bowiem kandydatowi zadać pytanie czy pracował w taki czy inny sposób bądź czy tak lub inaczej docierał do klientów albo z jakim typem klienta pracował oraz czy wykorzystywał CRM w codziennej pracy.

Z kandydatem należy o tych kwestiach porozmawiać i zweryfikować w praktyce jego umiejętności i kompetencje na podstawie tego, jakich odpowiedzi udziela czy udzielone odpowiedzi popiera praktycznymi przykładami ze swojej pracy oraz czy udzielone odpowiedzi wpasowują się w nakreślony opis stanowiska i profil kandydata.

Jeśli osoba prowadząca proces rekrutacyjny ma w tym doświadczenie, bo sama zarządzała bądź zarządza działem sprzedaży oraz pracowała bądź pracuje, wykorzystując w praktyce wymagane dla danego stanowiska narzędzia pracy, z pewnością łatwiej jej będzie dokonać odpowiedniej selekcji kandydatów oraz zweryfikować ich kompetencje.

Tym samym outsourcing rekrutacji będzie skuteczny, a handlowcy czy sprzedawcy dobrani w sposób optymalny do oczekiwań.

• Planujesz rekrutację zespołu handlowego ?!
• Chcesz powierzyć usługę specjalistom ?!